Luminote + Capsule CRM — prosto i wreszcie aktualnie

The pain

Prosty CRM to dobry CRM.
Dopóki ktoś go uzupełnia.

Mniej pól to mniej wymówek — i dokładnie tyle samo powodów, żeby po rozmowie zająć się czymś pilniejszym.

Po rozmowie

„Wpiszę to później”

Później to godzina 19:12, kiedy z całej rozmowy pamiętasz już tylko, że „chyba poszło dobrze”. Opportunity zostaje na etapie sprzed trzech tygodni.

Tygodniowo: 3,5 h
Na jedną rozmowę: 12 min

Notatki

Trzy miejsca, zero prawdy

Część w zeszycie, część w Capsule, część w głowie. Klient pyta o ustalenia sprzed miesiąca, a Ty kupujesz czas zdaniem „sprawdzę i wrócę do Pana”.

Szukanie kontekstu: 20 min
Miejsc na notatki: 3

Rotacja

Handlowiec odchodzi, kontekst z nim

Zostaje nazwa firmy i kwota. Nie zostaje: kto decyduje, czego się obawia i dlaczego już dwa razy przesunął termin.

Wdrożenie następcy: 2 tyg.
Kontekst w CRM: kwota

The fix

Ty rozmawiasz.
Capsule zapełnia się samo.

Lumi dołącza na spotkanie online albo nagrywasz rozmowę telefoniczną w aplikacji. Po zakończeniu dostajesz podsumowanie, listę zadań i gotowego maila — a Capsule dostaje to samo, rozłożone na swoje pola.

Two-way sync A change in Luminote lands in Capsule CRM. A change in Capsule CRM comes back to Luminote. No more CSV exports and no more asking which version is current.
Field mapping on your terms Your own fields in Capsule CRM — source, budget, stage, whatever you invented — are set up in the wizard. No code and no ticket to IT.
Never overwrites, never deletes A preview of changes before saving, duplicate contact detection, and a full history of who and when. Luminote adds and updates — deleting is left to you.
Capsule CRM briefly unavailable? Nothing is lost Events queue up and retry with exponential backoff. A dead letter queue instead of a deal that vanished at some unknown point.

Luminote → Capsule CRM

Last minute · ACME — discovery

Sync

John Whitfield (CFO)

john.whitfield@acme.com · captured from the call

+ Contact

Opportunity: ACME — 50 seats

Discovery → Demo booked · €17,000

Stage

Signal: budget confirmed by the CFO

Signal Score 9/10 · → custom field in Capsule CRM

Signal

Task: quote for 50 seats

Anna Novak · due 28 Nov · high priority

Task

Meeting summary + email draft

Attached to the right opportunity · ready to send

Note

            ↻ retry: 0 / 3
            circuit: closed ✓
            DLQ: empty
            latency: 142ms
          

Specifics

Co dokładnie ląduje w Capsule

Żadnego „integrujemy się z Capsule” bez dalszego ciągu. To jest pełna lista tego, co jedzie w którą stronę.

ContactFirst name, surname, job title, email, phone — recognised from the call.

⇄ 2-way

PersonDuplicates are detected by email and phone before anything is created.

CompanyName, industry, size, and any decision-makers mentioned on the call.

⇄ 2-way

OrganisationWe append to the existing record rather than creating a second one.

OpportunityValue, expected close date, product, and competitors if any were named.

⇄ 2-way

OpportunityA stage change in Capsule CRM comes back to Luminote, and the other way round.

Pipeline stageProposed from what was actually agreed — with a preview before saving.

⇄ 2-way

MilestoneYour pipeline, your stage names. We impose nothing.

TasksExtracted from the call along with the due date and the owner.

⇄ 2-way

TaskTick it off in Capsule CRM and it is ticked off here too.

Call summaryMEDDIC, SPIN, formal or bullet points — your choice.

→ 1-way

NoteAttached to the right opportunity rather than floating loose in the system.

Signal Score 0–10Budget, decision-maker, timeline, blockers — computed after every call.

→ 1-way

Pole własneYou pick the field in the wizard. You can filter and report on it.

Audio recordingProcessed in memory and discarded. It goes nowhere — including to us.

✕ never

—Capsule CRM receives the conclusions from the call, not the call itself.

Scenarios

Trzy sytuacje, które znasz
aż za dobrze.

Nie „zwiększamy efektywność procesów sprzedażowych”. Po prostu: co się dzieje w konkretny wtorek o konkretnej godzinie.

Wtorek, 15:40

Kończysz rozmowę i od razu masz następną

Klient poprosił o wycenę i wspomniał, że decyduje wspólnik. Teraz: opportunity jest już przesunięta, powstało zadanie z terminem, a przy osobie dopisany drugi decydent — zanim zdążyłeś otworzyć Capsule.

Piątek, 12:00

Klient dzwoni bez zapowiedzi

„Wracamy do tematu z zeszłego miesiąca.” Teraz: otwierasz opportunity i masz podsumowanie ostatniej rozmowy oraz to, na czym stanęło. Rozmowa zaczyna się od konkretu.

Poniedziałek, 9:15

Przegląd tygodnia w pięć minut

Zwykle otwierasz kolejne rekordy i odtwarzasz kontekst z pamięci. Teraz: każdy ma podsumowanie ostatniej rozmowy i Signal Score. Wiesz, gdzie dzwonić najpierw.

Why it's worth it

Zostajesz przy Capsule.
Przestajesz go ręcznie karmić.

Nie proponujemy Wam większego CRM-a. Proponujemy, żeby ten, który macie, był aktualny bez wysiłku.

8 h

tygodniowo, które dziś znikają w robocie po rozmowie

7 min

od założenia konta do pierwszej rozmowy w Capsule

0

nowych pól, które musicie wypełniać

0

przechowywanych nagrań; audio znika po przetworzeniu

You stay where you are

Capsule CRM remains your system of record. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with Capsule CRM both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. We ask your team for no new habits and we do not need a three-month implementation consultant.

Polish that needs no correcting

We handle Polish natively — including pro forma invoices, 60-day payment terms and how people actually speak in meetings. Plus 20 other languages if you sell beyond the region.

Buying signals in a Capsule CRM field

A 0–10 Signal Score computed after every call: budget, decision-maker, timeline, blockers. It lands in your custom field, so you can sort the pipeline by it instead of guessing.

GDPR without the small print

Hosting in Frankfurt or Warsaw. Analysis on Mistral AI (Paris), transcription on Voxtral. No OpenAI, no GPT, and no trip across the Atlantic for your data.

Slack, if you want it

A new task, a signal, a deal at risk, a follow-up and the meeting summary go to the channel or DM you choose. The team knows what is happening without opening anything.

MEDDIC without the spreadsheet

Metrics, Economic Buyer, Decision Criteria — filled in from the call rather than from memory at quarter end. It also works with SPIN and NEAT if that is how you operate.

Setup

Siedem minut. Bez wdrożeniowca.

Bez rozmowy kwalifikacyjnej z account executive i bez prawnika po drugiej stronie.

STEP 01

You create an account

A 14-day trial with no card. No seat minimum — you can start alone and add the team later.

~2 min

STEP 02

You authorise Capsule CRM

You connect the account in the wizard. Permissions cover only what we actually synchronise — nothing beyond that.

~2 min

STEP 03

You map the fields

You decide what from the call goes into which field in Capsule CRM. The default mapping works immediately; you adjust the rest in the wizard.

~3 min

STEP 04

You call a customer

The first call after connecting gives you back the twenty minutes you no longer type in by hand.

done

FAQ

Questions that actually come up

The ones from demos, not the ones invented by marketing.

Do I have to migrate data out of Capsule CRM?

You do not have to move anything by hand. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with Capsule CRM both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. Capsule CRM remains your system of record — we simply stop making you fill it in manually.

Wybraliśmy Capsule dla prostoty. Luminote tego nie zepsuje?

Nie. Luminote nie dodaje pól ani obiektów w Capsule — zapisuje do tych, które już macie. Cała złożoność zostaje po naszej stronie, a Wy dalej widzicie ten sam prosty CRM.

Mam własne pola w Capsule. Zadziała?

Tak. Pola własne mapujesz w kreatorze — wskazujesz, co z rozmowy ma trafić do którego pola. Bez kodu i bez ticketu do IT.

Will Luminote overwrite fields I filled in myself?

No. Before every save you see a preview of the changes and can reject them. Luminote adds and updates, never deletes. Every change carries a history: who, when, and from which call.

What happens if Capsule CRM is temporarily unavailable?

Nothing is lost. Events queue up and retry with exponential backoff, and whatever cannot be written lands in a dead letter queue and is visible in the panel. No deal disappears quietly.

Where does the recording of my call go?

Audio is processed in memory and never stored. Transcription runs on Voxtral, analysis on Mistral AI (Paris) — no OpenAI and no data leaving the EU. What remains is the result: summary, tasks, signals and the entry in Capsule CRM.

NT