Luminote + HubSpot — CRM, który uzupełnia się sam

The pain

HubSpot jest tak dobry,
jak ostatnie dziesięć minut Twojej cierpliwości.

Raporty w HubSpot są świetne. Pod warunkiem, że ktoś wcześniej wpisał dane, z których mają powstać.

Po rozmowie

Dwadzieścia siedem pól i dwie minuty

Formularz deala prosi o budżet, decydenta, konkurencję i przewidywany termin. Wpisujesz kwotę i nazwę firmy, resztę zostawiasz „na potem”. Potem nie przychodzi nigdy.

Tygodniowo: 3,5 h
Wypełnionych pól: 6 z 27

Raporty

Dashboard, który pokazuje Twoją pamięć

Prognoza w HubSpot jest tak wiarygodna, jak to, co pamiętałeś w czwartek o 18:00. Prezes patrzy na wykres i podejmuje decyzje. Ty wiesz, skąd wzięły się te liczby.

Wiarygodność prognozy: ?
Deali bez etapu: 1 na 3

Rotacja

Handlowiec odchodzi, kontekst z nim

W HubSpot zostaje firma, kwota i etap. Nie zostaje: kto naprawdę decyduje, czego się boi i dlaczego dwa razy przesunął termin. To padło na rozmowie, której nikt nie zapisał.

Wdrożenie następcy: 2 tyg.
Kontekst w CRM: kwota

The fix

Ty rozmawiasz.
HubSpot zapełnia się sam.

Lumi dołącza na spotkanie online albo nagrywasz rozmowę telefoniczną w aplikacji. Po zakończeniu dostajesz podsumowanie, listę zadań i gotowego maila — a HubSpot dostaje to samo, rozłożone na swoje właściwości.

Two-way sync A change in Luminote lands in HubSpot. A change in HubSpot comes back to Luminote. No more CSV exports and no more asking which version is current.
Field mapping on your terms Your own fields in HubSpot — source, budget, stage, whatever you invented — are set up in the wizard. No code and no ticket to IT.
Never overwrites, never deletes A preview of changes before saving, duplicate contact detection, and a full history of who and when. Luminote adds and updates — deleting is left to you.
HubSpot briefly unavailable? Nothing is lost Events queue up and retry with exponential backoff. A dead letter queue instead of a deal that vanished at some unknown point.

Luminote → HubSpot

Last minute · ACME — discovery

Sync

John Whitfield (CFO)

john.whitfield@acme.com · captured from the call

+ Contact

Opportunity: ACME — 50 seats

Discovery → Demo booked · €17,000

Stage

Signal: budget confirmed by the CFO

Signal Score 9/10 · → custom field in HubSpot

Signal

Task: quote for 50 seats

Anna Novak · due 28 Nov · high priority

Task

Meeting summary + email draft

Attached to the right opportunity · ready to send

Note

            ↻ retry: 0 / 3
            circuit: closed ✓
            DLQ: empty
            latency: 142ms
          

Specifics

Co dokładnie ląduje w HubSpot

Żadnego „integrujemy się z HubSpot” bez dalszego ciągu. To jest pełna lista tego, co jedzie w którą stronę.

ContactFirst name, surname, job title, email, phone — recognised from the call.

⇄ 2-way

ContactDuplicates are detected by email and phone before anything is created.

CompanyName, industry, size, and any decision-makers mentioned on the call.

⇄ 2-way

CompanyWe append to the existing record rather than creating a second one.

OpportunityValue, expected close date, product, and competitors if any were named.

⇄ 2-way

DealA stage change in HubSpot comes back to Luminote, and the other way round.

Pipeline stageProposed from what was actually agreed — with a preview before saving.

⇄ 2-way

Deal StageYour pipeline, your stage names. We impose nothing.

TasksExtracted from the call along with the due date and the owner.

⇄ 2-way

TaskTick it off in HubSpot and it is ticked off here too.

Call summaryMEDDIC, SPIN, formal or bullet points — your choice.

→ 1-way

Note / EngagementAttached to the right opportunity rather than floating loose in the system.

Signal Score 0–10Budget, decision-maker, timeline, blockers — computed after every call.

→ 1-way

Custom PropertyYou pick the field in the wizard. You can filter and report on it.

Audio recordingProcessed in memory and discarded. It goes nowhere — including to us.

✕ never

—HubSpot receives the conclusions from the call, not the call itself.

Scenarios

Trzy sytuacje, które znasz
aż za dobrze.

Nie „zwiększamy efektywność procesów sprzedażowych”. Po prostu: co się dzieje w konkretny wtorek o konkretnej godzinie.

Wtorek, 15:40

Kończysz discovery i masz dwie minuty do następnej rozmowy

Klient rzucił trzy rzeczy, które zmieniają wszystko: budżet jest, ale od stycznia; decyduje prezes, nie Twój rozmówca; porównują Was z konkurencją. Dawniej: wpisujesz „budżet Q1” i liczysz, że resztę zapamiętasz. Teraz: odkładasz słuchawkę, a w HubSpot jest zaktualizowany Deal, nowy Contact z rolą decydenta, Task „wysłać wycenę do czwartku” i Note z całym kontekstem.

Poniedziałek, 9:00

Pipeline review, na którym nikt nie ściemnia

Zwykle to godzina zgadywania: każdy tłumaczy, dlaczego deal stoi w tym samym miejscu trzeci tydzień. Teraz: każdy Deal ma Signal Score policzony po ostatniej rozmowie i notatkę mówiącą, co realnie blokuje. Review trwa dwadzieścia minut zamiast półtorej godziny, bo nie ma o co się spierać.

Czwartek, 16:20

Marketing pyta, dlaczego leady z kampanii nie konwertują

Klasyczna wojna: marketing twierdzi, że leady są dobre, sprzedaż że nie odbierają telefonu. Teraz: w polach własnych HubSpot leżą powody z rozmów — „za drogo”, „mamy już dostawcę”, „nie ten decydent”. Rozmowa przestaje być o odczuciach i zaczyna być o danych.

Why it's worth it

Zostajesz przy HubSpot.
Przestajesz go ręcznie karmić.

To nie jest propozycja zmiany CRM-a. To propozycja, żebyś przestał być jego pracownikiem.

8 h

tygodniowo, które dziś znikają w robocie po rozmowie

7 min

od założenia konta do pierwszej rozmowy w HubSpot

27

pól, których nie wypełniasz już ręcznie

0

przechowywanych nagrań; audio znika po przetworzeniu

You stay where you are

HubSpot remains your system of record. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with HubSpot both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. We ask your team for no new habits and we do not need a three-month implementation consultant.

Polish that needs no correcting

We handle Polish natively — including pro forma invoices, 60-day payment terms and how people actually speak in meetings. Plus 20 other languages if you sell beyond the region.

Buying signals in a HubSpot field

A 0–10 Signal Score computed after every call: budget, decision-maker, timeline, blockers. It lands in your custom field, so you can sort the pipeline by it instead of guessing.

GDPR without the small print

Hosting in Frankfurt or Warsaw. Analysis on Mistral AI (Paris), transcription on Voxtral. No OpenAI, no GPT, and no trip across the Atlantic for your data.

Slack, if you want it

A new task, a signal, a deal at risk, a follow-up and the meeting summary go to the channel or DM you choose. The team knows what is happening without opening anything.

MEDDIC without the spreadsheet

Metrics, Economic Buyer, Decision Criteria — filled in from the call rather than from memory at quarter end. It also works with SPIN and NEAT if that is how you operate.

Setup

Siedem minut. Bez wdrożeniowca.

Bez rozmowy kwalifikacyjnej z account executive i bez prawnika po drugiej stronie.

STEP 01

You create an account

A 14-day trial with no card. No seat minimum — you can start alone and add the team later.

~2 min

STEP 02

You authorise HubSpot

You connect the account in the wizard. Permissions cover only what we actually synchronise — nothing beyond that.

~2 min

STEP 03

You map the fields

You decide what from the call goes into which field in HubSpot. The default mapping works immediately; you adjust the rest in the wizard.

~3 min

STEP 04

You call a customer

The first call after connecting gives you back the twenty minutes you no longer type in by hand.

done

FAQ

Questions that actually come up

The ones from demos, not the ones invented by marketing.

Do I have to migrate data out of HubSpot?

You do not have to move anything by hand. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with HubSpot both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. HubSpot remains your system of record — we simply stop making you fill it in manually.

Mam własne właściwości w HubSpot. Zadziała?

Tak. Custom properties mapujesz w kreatorze — wskazujesz, co z rozmowy ma trafić do której właściwości. Bez kodu i bez ticketu do IT.

Czy to zadziała z workflowami, które już mamy?

Tak. Luminote zapisuje przez API do tych samych obiektów, których używa HubSpot, więc Twoje workflowy widzą te zmiany tak samo jak wpisane ręcznie. Nie omijamy automatyzacji ani jej nie dublujemy.

Will Luminote overwrite fields I filled in myself?

No. Before every save you see a preview of the changes and can reject them. Luminote adds and updates, never deletes. Every change carries a history: who, when, and from which call.

What happens if HubSpot is temporarily unavailable?

Nothing is lost. Events queue up and retry with exponential backoff, and whatever cannot be written lands in a dead letter queue and is visible in the panel. No deal disappears quietly.

Where does the recording of my call go?

Audio is processed in memory and never stored. Transcription runs on Voxtral, analysis on Mistral AI (Paris) — no OpenAI and no data leaving the EU. What remains is the result: summary, tasks, signals and the entry in HubSpot.

SF