Luminote + Keap — automatyzacje z prawdziwymi danymi

The pain

Automatyzacja działa.
Na danych, których nie ma.

Sekwencja wysyła piąty mail do kogoś, kto na rozmowie powiedział, że wraca do tematu za rok. System o tym nie wie, bo nikt mu nie powiedział.

Dane wejściowe

Kampania nie wie, co powiedział klient

Kontakt dostaje sekwencję dla zainteresowanych, choć na rozmowie jasno powiedział, że decyzja jest odłożona. Wygląda to niezręcznie i kosztuje zaufanie.

Sygnałów z rozmów: 0
Sygnałów z maili: wszystkie

Po rozmowie

Tagi nadawane z pamięci

Po rozmowie trzeba otagować kontakt, przesunąć deal i ustawić zadanie. Robisz jedno z trzech, jeśli masz szczęście i chwilę spokoju.

Tygodniowo: 3,5 h
Na jedną rozmowę: 12 min

Follow-up

Zadanie, które nigdy nie powstało

„Odezwę się po świętach” zostaje w głowie zamiast w systemie. Po świętach przypominasz sobie w czwartek wieczorem, kiedy klient rozmawia już z kimś innym.

Zapomnianych follow-upów: 1 na 4
Średnie opóźnienie: 9 dni

The fix

Ty rozmawiasz.
Keap dostaje fakty.

Lumi dołącza na spotkanie online albo nagrywasz rozmowę telefoniczną w aplikacji. Po zakończeniu dostajesz podsumowanie, listę zadań i gotowego maila — a Keap dostaje to samo, rozłożone na swoje pola.

Two-way sync A change in Luminote lands in Keap. A change in Keap comes back to Luminote. No more CSV exports and no more asking which version is current.
Field mapping on your terms Your own fields in Keap — source, budget, stage, whatever you invented — are set up in the wizard. No code and no ticket to IT.
Never overwrites, never deletes A preview of changes before saving, duplicate contact detection, and a full history of who and when. Luminote adds and updates — deleting is left to you.
Keap briefly unavailable? Nothing is lost Events queue up and retry with exponential backoff. A dead letter queue instead of a deal that vanished at some unknown point.

Luminote → Keap

Last minute · ACME — discovery

Sync

John Whitfield (CFO)

john.whitfield@acme.com · captured from the call

+ Contact

Opportunity: ACME — 50 seats

Discovery → Demo booked · €17,000

Stage

Signal: budget confirmed by the CFO

Signal Score 9/10 · → custom field in Keap

Signal

Task: quote for 50 seats

Anna Novak · due 28 Nov · high priority

Task

Meeting summary + email draft

Attached to the right opportunity · ready to send

Note

            ↻ retry: 0 / 3
            circuit: closed ✓
            DLQ: empty
            latency: 142ms
          

Specifics

Co dokładnie ląduje w Keap

Żadnego „integrujemy się z Keap” bez dalszego ciągu. To jest pełna lista tego, co jedzie w którą stronę.

ContactFirst name, surname, job title, email, phone — recognised from the call.

⇄ 2-way

ContactDuplicates are detected by email and phone before anything is created.

CompanyName, industry, size, and any decision-makers mentioned on the call.

⇄ 2-way

CompanyWe append to the existing record rather than creating a second one.

OpportunityValue, expected close date, product, and competitors if any were named.

⇄ 2-way

DealA stage change in Keap comes back to Luminote, and the other way round.

Pipeline stageProposed from what was actually agreed — with a preview before saving.

⇄ 2-way

StageYour pipeline, your stage names. We impose nothing.

TasksExtracted from the call along with the due date and the owner.

⇄ 2-way

TaskTick it off in Keap and it is ticked off here too.

Call summaryMEDDIC, SPIN, formal or bullet points — your choice.

→ 1-way

NoteAttached to the right opportunity rather than floating loose in the system.

Signal Score 0–10Budget, decision-maker, timeline, blockers — computed after every call.

→ 1-way

Custom FieldYou pick the field in the wizard. You can filter and report on it.

Audio recordingProcessed in memory and discarded. It goes nowhere — including to us.

✕ never

—Keap receives the conclusions from the call, not the call itself.

Scenarios

Trzy sytuacje, które znasz
aż za dobrze.

Nie „zwiększamy efektywność procesów sprzedażowych”. Po prostu: co się dzieje w konkretny wtorek o konkretnej godzinie.

Wtorek, 15:40

Klient odkłada decyzję o pół roku

Mówi to wprost na rozmowie. Dawniej: kampania leci dalej, jakby nic się nie stało. Teraz: deal ma zaktualizowany etap i przewidywany termin, a przy kontakcie leży notatka z powodem. Automatyzacja pracuje na prawdziwym stanie rzeczy.

Środa, 10:00

Sortujesz kontakty przed serią telefonów

Zwykle po dacie ostatniego kontaktu. Teraz: po Signal Score policzonym z rozmów — budżet, decydent, termin, blokery. Dzwonisz najpierw do tych, którzy naprawdę mogą kupić.

Poniedziałek, 11:20

Przejmujesz osiemnaście deali po koledze

Zostały nazwy, kwoty i tagi. Teraz: przy każdym leżą podsumowania rozmów — kto decyduje, co obiecano, czego klient się obawia. Dzwonisz w środę zamiast za trzy tygodnie.

Why it's worth it

Zostajesz przy Keap.
Dokładasz mu uszu.

Keap świetnie reaguje na to, co zostawia ślad cyfrowy. Rozmowa takiego śladu nie zostawia — do teraz.

8 h

tygodniowo, które dziś znikają w robocie po rozmowie

7 min

od założenia konta do pierwszej rozmowy w Keap

0–10

Signal Score liczony po każdej rozmowie

0

przechowywanych nagrań; audio znika po przetworzeniu

You stay where you are

Keap remains your system of record. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with Keap both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. We ask your team for no new habits and we do not need a three-month implementation consultant.

Polish that needs no correcting

We handle Polish natively — including pro forma invoices, 60-day payment terms and how people actually speak in meetings. Plus 20 other languages if you sell beyond the region.

Buying signals in a Keap field

A 0–10 Signal Score computed after every call: budget, decision-maker, timeline, blockers. It lands in your custom field, so you can sort the pipeline by it instead of guessing.

GDPR without the small print

Hosting in Frankfurt or Warsaw. Analysis on Mistral AI (Paris), transcription on Voxtral. No OpenAI, no GPT, and no trip across the Atlantic for your data.

Slack, if you want it

A new task, a signal, a deal at risk, a follow-up and the meeting summary go to the channel or DM you choose. The team knows what is happening without opening anything.

MEDDIC without the spreadsheet

Metrics, Economic Buyer, Decision Criteria — filled in from the call rather than from memory at quarter end. It also works with SPIN and NEAT if that is how you operate.

Setup

Siedem minut. Bez wdrożeniowca.

Bez rozmowy kwalifikacyjnej z account executive i bez prawnika po drugiej stronie.

STEP 01

You create an account

A 14-day trial with no card. No seat minimum — you can start alone and add the team later.

~2 min

STEP 02

You authorise Keap

You connect the account in the wizard. Permissions cover only what we actually synchronise — nothing beyond that.

~2 min

STEP 03

You map the fields

You decide what from the call goes into which field in Keap. The default mapping works immediately; you adjust the rest in the wizard.

~3 min

STEP 04

You call a customer

The first call after connecting gives you back the twenty minutes you no longer type in by hand.

done

FAQ

Questions that actually come up

The ones from demos, not the ones invented by marketing.

Do I have to migrate data out of Keap?

You do not have to move anything by hand. After you authorise the connection, Luminote creates an automatic copy of the data on its side and keeps it in sync with Keap both ways. When you disconnect the connector, that copy is deleted automatically. Keap remains your system of record — we simply stop making you fill it in manually.

Czy to zaburzy nasze kampanie i sekwencje?

Luminote zapisuje przez API do tych samych obiektów, których używa Keap, więc Wasze automatyzacje widzą te zmiany tak samo jak wpisane ręcznie. Nie tworzymy równoległych kampanii ani nie zmieniamy istniejących reguł.

Mam własne pola w Keap. Zadziała?

Tak. Pola własne mapujesz w kreatorze — wskazujesz, co z rozmowy ma trafić do którego pola. Bez kodu i bez ticketu do IT.

Will Luminote overwrite fields I filled in myself?

No. Before every save you see a preview of the changes and can reject them. Luminote adds and updates, never deletes. Every change carries a history: who, when, and from which call.

What happens if Keap is temporarily unavailable?

Nothing is lost. Events queue up and retry with exponential backoff, and whatever cannot be written lands in a dead letter queue and is visible in the panel. No deal disappears quietly.

Where does the recording of my call go?

Audio is processed in memory and never stored. Transcription runs on Voxtral, analysis on Mistral AI (Paris) — no OpenAI and no data leaving the EU. What remains is the result: summary, tasks, signals and the entry in Keap.

HS