Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung und will das auch nicht. Er ordnet die Fragen, die vor der Einführung von Gesprächsaufzeichnung zu klären sind.
Eine Aufzeichnung ist ein personenbezogenes Datum
Der Ausgangspunkt ist eindeutig: Die Aufzeichnung eines Kundengesprächs enthält personenbezogene Daten. Die Stimme ist ein personenbezogenes Datum, der Inhalt meist ebenfalls — Namen, Funktionen, Unternehmensangaben, mitunter Hinweise auf die finanzielle Lage.
Damit gilt die DSGVO vollumfänglich: Rechtsgrundlage, Informationspflichten, eine definierte Speicherdauer und ein praktikabler Weg zur Erfüllung von Betroffenenrechten.
Rechtsgrundlage und Transparenz
Im B2B-Vertrieb wird meist das berechtigte Interesse herangezogen — die Dokumentation geschäftlicher Vereinbarungen. Das setzt eine tatsächlich durchgeführte und dokumentierte Interessenabwägung voraus, nicht bloß den Verweis auf den Artikel.
Unabhängig von der Grundlage gilt Transparenz. Die Gegenseite soll wissen, dass aufgezeichnet wird, wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck und wie lange. In der Praxis heißt das: zu Beginn des Gesprächs mitteilen und diesen Umstand festhalten.
Ein Werkzeug, das aufzeichnet, ohne dass die Gegenseite es bemerkt, bietet keine Funktion. Es verlagert rechtliches Risiko in Ihr Unternehmen.
Vier Fragen an jeden Anbieter
Bei der Auswahl eines Werkzeugs zur Aufzeichnung und Analyse lohnen vier Fragen — mit schriftlicher Antwort.
- Wo werden die Daten physisch verarbeitet? Ein Rechenzentrum in der EU ist nicht dasselbe wie ein in der EU eingetragenes Unternehmen. Fragen Sie nach dem Verarbeitungsort, nicht nach dem Handelsregistereintrag.
- Gelangen Transkripte an KI-Modelle außerhalb der EU? Das ist die häufigste Lücke. Ein Werkzeug kann in Europa hosten und Transkripte dennoch an ein Modell in den USA senden — dann braucht es eine Transfergrundlage.
- Wie lange wird Audio gespeichert? Am saubersten ist es, wenn Audio überhaupt nicht gespeichert wird: Verarbeitung im Arbeitsspeicher, dauerhaft bleibt nur das strukturierte Ergebnis.
- Werden Kundendaten zum Training verwendet? Die Antwort muss eindeutig sein und im Auftragsverarbeitungsvertrag stehen — nicht in einer einseitig änderbaren Datenschutzerklärung.
Unsere Antworten, der Vollständigkeit halber
So beantwortet Luminote diese vier Fragen. Hosting in Frankfurt oder Warschau, nach Ihrer Wahl. Transkription über Voxtral, Analyse über Mistral AI mit Sitz in Paris — ohne OpenAI und ohne Datenabfluss aus der Europäischen Union.
Audio wird im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert; dauerhaft bleibt das strukturierte Ergebnis: Zusammenfassung, Aufgaben, Signale und der CRM-Eintrag. Für Teams, die Aufzeichnungen zu Coachingzwecken behalten möchten, gibt es einen gesonderten Modus mit AES-256-Verschlüsselung — als bewusste Entscheidung, nicht als Voreinstellung.
Der Bot, der Online-Termine begleitet, erscheint in der Teilnehmerliste. Einen verdeckten Modus gibt es nicht, weil eine Aufzeichnung ohne Kenntnis der Gegenseite das rechtliche Risiko auf unsere Kunden verlagern würde.
Zum Mitnehmen
Rechtskonforme Aufzeichnung besteht aus drei Dingen: sagen Sie es der Gegenseite, wissen Sie, wo die Daten liegen und wohin sie reisen, und behalten Sie Audio nicht länger als nötig.