Jede Vertriebsleitung weiß, dass Mitarbeitende ungern das CRM pflegen. Deutlich weniger haben ausgerechnet, was diese Abneigung das Unternehmen jährlich kostet.
Woher die acht Stunden kommen
Ein Vertriebler arbeitet 40 Stunden pro Woche. Das tatsächliche Kundengespräch macht davon etwa 15 Stunden aus. Der Rest ist Vorbereitung, Fahrzeit, interne Termine und — der größte Einzelposten — Verwaltungsarbeit nach dem Gespräch.
Schlüsseln wir diese Arbeit auf. Das Eintragen des Gesprächsinhalts ins CRM: 12 Minuten. Das Schreiben des Follow-ups: weitere 12. Das Rekonstruieren des Kontexts vor dem nächsten Kontakt: 20 Minuten, weil die Notizen an drei Stellen liegen. Bei zehn Gesprächen pro Woche sind das über sieben Stunden. Bei fünfzehn sind es zehn.
Acht Stunden pro Woche sind ein Arbeitstag von fünf. Zwanzig Prozent eines Vertriebsgehalts fließen in das Abtippen dessen, was bereits gesagt wurde.
Die Rechnung in Euro
Nehmen wir ein Team aus sechs Personen. Kalkulieren wir mit 4 000 € Vollkosten pro Person und Monat — im B2B-Vertrieb mit Provision eher konservativ. Eine Arbeitsstunde kostet damit rund 25 €.
Acht Stunden × sechs Personen × 25 € = 1 200 € pro Woche. Auf 46 Arbeitswochen gerechnet sind das rund 55 000 € jährlich für das Übertragen von Gesprächen in Formularfelder.
Diese Zahl lohnt den Vergleich mit dem Preis eines Werkzeugs, bevor man es teuer nennt. Und sie ist erst der sichtbare Teil der Rechnung.
Die Kosten, die in keiner Tabelle stehen
Die obige Rechnung unterstellt, dass die Zeit lediglich verloren geht. In Wirklichkeit ist es schlimmer: Ein Teil der Arbeit findet gar nicht statt.
- Deals auf der falschen Stufe. Etwa jeder dritte Deal steht auf einer Stufe, die der Realität nicht mehr entspricht. Eine darauf gebaute Prognose ist Raten in hübscher Verpackung.
- Follow-ups, die nie hinausgehen. Jedes vierte wird gar nicht gesendet, die übrigen im Schnitt neun Tage zu spät. Reichlich Zeit für den Kunden, mit jemand anderem zu sprechen.
- Wissen, das mit der Person geht. Bei einer Kündigung bleiben Firmenname und Betrag im CRM. Nicht, wer tatsächlich unterschreibt und wovor der Kunde Sorge hat.
Der letzte Punkt ist der teuerste und am schwersten zu messen. Die Einarbeitung einer Nachfolge in ein bestehendes Portfolio dauert typischerweise zwei Wochen — sofern der Vorgänger Notizen hinterlassen hat. Meist hat er das nicht.
Warum Schulungen das nicht beheben
Die übliche Reaktion ist Druck auf die Disziplin: Schulung, Erinnerungen, ein CRM-Hygiene-Report im Wochenmeeting. Das wirkt drei Wochen, dann kehren die Kennzahlen auf ihr altes Niveau zurück.
Der Grund ist banal. Es ist kein Motivationsproblem, sondern eines der Zeitarithmetik. Wer zwei Minuten zwischen zwei Gesprächen hat, wählt das Gespräch und nicht das Formular — und das ist die rationale Wahl. Solange CRM-Pflege einen Menschen erfordert, verliert sie gegen umsatzwirksame Arbeit.
Die einzige dauerhafte Lösung besteht darin, dass die Daten ohne menschliches Zutun im System landen. Das Gespräch findet ohnehin statt; es muss ihm nur etwas zuhören.
Zum Mitnehmen
Bevor Sie ein Werkzeug teuer nennen, rechnen Sie die Alternative durch. Ein Sechser-Team verbrennt jährlich rund 55 000 € mit manueller CRM-Pflege — ohne die Deals, die an einem neun Tage zu späten Follow-up scheitern.