Das Follow-up ist der am meisten unterschätzte Schritt im Vertriebsprozess. Alle wissen, dass es raus muss. Kaum jemand nimmt die Frage nach dem Wann ernst genug.
Warum Donnerstag zu spät ist
Das Gespräch endet dienstags um 15:40 Uhr. Der Kunde hat alles präsent: was ihn interessiert hat, welche Bedenken er hatte, was Sie zu prüfen versprachen. Seine Aufmerksamkeit für Ihr Angebot ist so hoch, wie sie je sein wird.
Jede weitere Stunde senkt sie. Am Donnerstag erinnert er sich, dass gesprochen wurde, und ungefähr worüber. Nächsten Dienstag erinnert er sich an drei Anbieter und verwechselt, wer was gesagt hat.
Ihr Follow-up konkurriert nicht mit anderen E-Mails im Postfach. Es konkurriert mit der verblassenden Erinnerung an das Gespräch.
Warum es trotzdem donnerstags rausgeht
Nicht aus Bequemlichkeit, sondern aus Arithmetik. Nach dem Gespräch um 15:40 folgt eines um 16:00 und danach noch eines. Dann ist es 17:30 und es bleiben zwei Möglichkeiten: drei Follow-ups schreiben oder nach Hause fahren.
Setzt man sich abends schließlich hin, ist nur noch der grobe Verlauf übrig. Was entsteht, ist sicher und leer: „vielen Dank für das angenehme Gespräch, anbei unser Angebot“. Diese Mail bringt nichts voran, weil sie nichts enthält, was der Kunde nicht schon wüsste.
Woraus ein wirksames Follow-up besteht
Ein gutes Follow-up hat drei Bestandteile, und keiner davon ist Höflichkeit.
- Konkrete Vereinbarungen. Nicht „wir sprachen über die Einführung“, sondern „vereinbart war ein Start im März, begrenzt auf zwei Abteilungen“. Der Kunde sieht, dass Sie zugehört haben.
- Eine Antwort auf den geäußerten Einwand. Sorgte sich der Kunde um die Einführungsdauer, gehört das hierher — und nicht in eine allgemeine Broschüre.
- Ein klarer nächster Schritt mit Datum. „Ich melde mich Donnerstag mit der Kalkulation“ ist eine Zusage. „Bei Fragen stehe ich zur Verfügung“ ist keine.
Alle drei stammen aus dem Gespräch. Keiner erfordert Kreativität — sie erfordern Detailerinnerung, und die verflüchtigt sich binnen einer Stunde.
Die Schleife verkürzen
Entsteht der Entwurf im Moment des Gesprächsendes, kehrt sich die Lage um. Statt einer Liste zu schreibender Mails haben Sie eine Liste zu prüfender Mails. Das ist eine völlig andere Aufgabe — sie dauert eine Minute statt zwölf und erfordert kein Erinnern.
Der Nebeneffekt wiegt schwerer als die gesparte Zeit: Wenn das Versenden eine Minute kostet, versenden Sie immer. Die Kategorie „nie geschriebene Follow-ups“ entfällt, und das ist statistisch jedes vierte.
Zum Mitnehmen
Die Qualität eines Follow-ups hängt vor allem an seiner Verzögerung. Eine fünf Minuten nach dem Gespräch entworfene Mail schreibt sich fast von selbst.