Bevor Sie dem Team Ziele oder Stellen hinzufügen, lohnt die Prüfung, wie viel Kapazität Sie schon haben — nur eben für etwas anderes als Verkaufen eingesetzt. Meist ist es mehr, als irgendwer annimmt.
Vierzig Stunden, halb davon Verkauf
Eine Vertriebskraft arbeitet vierzig Stunden pro Woche. Mit Kundinnen und Kunden spricht sie etwa die Hälfte davon. Der Rest verteilt sich auf fünf Tätigkeiten, die in keiner Stellenbeschreibung stehen:
- CRM-Pflege. Notizen, Stufen, Kontakte, Aufgaben. Meist abends oder freitags gebündelt.
- Absprachen rekonstruieren. Suche in Mails und Notizbüchern, was genau wem versprochen wurde.
- Reporting. Vorbereitung auf das Pipeline-Meeting und Erklären, wo jeder Deal steht.
- Follow-ups schreiben. Zusammenfassung des Gesprächs und der Absprachen — meist verspätet.
Zusammen ergibt das rund acht Stunden pro Woche. Zwei Arbeitstage, an denen niemand mit einem Kunden spricht.
Das ist keine Frage der Disziplin. Jedes Team hat es schon mit Erinnerungen, Schulungen und einfacheren Formularen versucht. Der Effekt hält einige Wochen, denn das Problem ist nicht der Wille — sondern dass die Arbeit ein Mensch nach acht Stunden Gesprächen erledigt.
Die Rechnung für ein einzelnes Gespräch
Acht Stunden sind die sichtbaren Kosten. Die zweiten, höheren, entstehen daraus, dass diese Arbeit in Stücke zerhackt ist und sich zwischen die Termine drängt. So sieht ein Gespräch auf die Minute abgerechnet aus:
| Tätigkeit | Zeit |
|---|---|
| Kundengespräch | 45 Min. |
| Notiz „auf die Schnelle“ im Notizbuch | 4 Min. |
| Rückkehr ins CRM am Abend | 11 Min. — weil man sich erinnern muss |
| Suche, was im März versprochen wurde | 9 Min. |
| Follow-up von null geschrieben | 14 Min. |
Achtunddreißig Minuten Verwaltung auf fünfundvierzig Minuten Verkauf. Und das unter der Annahme, dass nichts verloren ging — was meist nicht stimmt. Festgehalten wird die Schlussfolgerung statt der Tatsache: „Kunde interessiert“ statt „Budget für Q3 genehmigt, entscheidet der COO, ein Wettbewerber ist an der Integration gescheitert“.
Fünf Vertriebskräfte ergeben eine volle Stelle
Acht Stunden mal fünf Personen sind vierzig Stunden pro Woche. Eine volle Vertriebsstelle, die man nicht rekrutieren, einarbeiten oder von der CRM-Pflege überzeugen muss. Sie haben sie längst eingestellt — sie tippt derzeit nur Absprachen ab.
Die Rechnung für Ihr eigenes Team dauert eine Viertelstunde und braucht vier Zahlen: wie viele Vertriebskräfte Sie haben, wie viele Stunden pro Woche bei ihnen in die Verwaltung gehen, was eine Arbeitsstunde kostet und was ein durchschnittlicher Deal wert ist. Das Ergebnis gehört ins nächste Gespräch über eine Neueinstellung.
Wenn Sie diese Rechnung in Euro ausgeschrieben sehen möchten, samt der Kosten, die in keiner Tabelle auftauchen — vergessene Follow-ups, Deals auf einer toten Stufe, Wissen, das mit der Person das Haus verlässt — dazu gibt es einen längeren Beitrag: was CRM-Pflege wirklich kostet.
Was diese Woche machbar ist
Ohne Transformation und ohne Steuerungsausschuss. Drei Dinge, von denen jedes in einen Nachmittag passt:
- Eine Kennzahl messen. Die durchschnittliche Zeit vom Ende des Termins bis zum Versand der Zusammenfassung. Sie ist leicht verfügbar, niemand berichtet sie, und sie zeigt sehr gut, wie viel Kapazität die Verwaltung frisst.
- Einen Test im nächsten Meeting. Nehmen Sie die drei größten Deals und fragen Sie bei jedem nur eines: Wann haben wir zuletzt mit der Person gesprochen, die unterschreibt? Nicht nach dem Forecast — nach einem Datum und einem Namen.
- Festlegen, was erfasst wird. Sechs Felder bei jedem Deal: Budget, Entscheider, Problem, Einwände, Termin, Absprachen. Gefüllt mit einem Zitat oder einem Datum, nicht mit einer Einschätzung. Ein leeres Feld ist auch eine Information.
Das Ganze, auf zwanzig Seiten
Das oben war Kapitel eins. Der Rest — warum die Pipeline lügt, wie MEDDIC ohne Formulare funktioniert, wo die zurückgewonnenen Stunden am besten investiert sind und was ein eigener KI-Agent im Vergleich zum Kauf wirklich kostet — steht im Ebook. Mit einem Arbeitsblatt für Ihre eigenen Zahlen und einem Einführungsplan für 30 Tage.
Zum Mitnehmen
Bevor Sie ausrechnen, wie viele Vertriebskräfte Ihnen fehlen, rechnen Sie aus, wie viele Sie schon haben — und wie viel von deren Zeit ins Abtippen dessen geht, was sie bereits gesagt haben. Fünf Personen mit acht Stunden pro Woche sind eine volle Stelle, die niemand rekrutieren muss.