Umowa pomiędzy Luminote P.S.A. a Klientem korzystającym z platformy · Wersja 4.0, obowiązuje od 10 sierpnia 2026.
Niniejsza wersja polska jest wersją rozstrzygającą. Tłumaczenia na inne języki udostępniamy dla wygody Klienta; w razie rozbieżności rozstrzyga brzmienie polskie.
Usługodawcą jest LUMINOTE PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Krakowie, ul. Olszańska 7, 31-513 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0001223956, NIP 6751824986 („Usługodawca").
Klientem jest przedsiębiorca lub inna organizacja, która wykupuje dostęp do platformy Luminote („Klient").
Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu w toku rejestracji albo z chwilą podpisania zamówienia odsyłającego do Regulaminu — w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
Osoba akceptująca Regulamin oświadcza, że jest umocowana do zaciągania zobowiązań w imieniu Klienta. Jeżeli rejestracji dokonano z adresu w domenie należącej do organizacji, Usługodawca może uznać tę organizację za Klienta i na jej wniosek przekazać jej kontrolę administracyjną nad obszarem roboczym.
Na umowę składają się następujące dokumenty, a w razie rozbieżności mają one pierwszeństwo w podanej kolejności:
Dokumenty wskazane w punktach b) – e) dostępne są pod adresem luminote.io/legal i stanowią integralną część umowy.
Wzorce umowne stosowane przez Klienta, w szczególności jego ogólne warunki zakupu, nie znajdują zastosowania, także wtedy, gdy Usługodawca im nie sprzeciwi się i przystąpi do wykonywania umowy.
Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i innych organizacji działających w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej. Nie jest oferowana konsumentom, a przepisy o ochronie konsumentów nie znajdują do umowy zastosowania.
Klient oświadcza, że zawiera umowę w charakterze profesjonalnym oraz że umowa ma dla niego charakter zawodowy w rozumieniu art. 385(5) Kodeksu cywilnego.
Luminote jest platformą wspierającą sprzedaż business-to-business, udostępnianą w modelu oprogramowania jako usługi. W zakresie zależnym od planu i konfiguracji obejmuje: przestrzeń pracy dla szans sprzedaży, firm, osób i zadań; nagrywanie, transkrypcję i analizę spotkań; automatycznie przygotowywane briefingi, podsumowania i propozycje wiadomości; asystenta konwersacyjnego; wskaźniki kondycji szans sprzedaży, prognozy i analitykę; komponowanie, planowanie i sekwencjonowanie poczty; przygotowanie ofert; konektory do systemów CRM, kalendarzy, poczty i komunikatorów; a także interfejs programistyczny z powiadomieniami zwrotnymi.
Usługodawca zobowiązuje się do udostępniania Usługi zgodnie z umową, z zachowaniem staranności właściwej dla profesjonalnego dostawcy oprogramowania. Nie zobowiązuje się do osiągnięcia jakiegokolwiek wyniku handlowego, trafności prognozy ani wzrostu wydajności.
Z zastrzeżeniem zapłaty wynagrodzenia i przestrzegania umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego i niepodlegającego sublicencjonowaniu prawa korzystania z Usługi na potrzeby własnej działalności, przez czas trwania umowy, dla liczby użytkowników wynikającej z subskrypcji.
Wszelkie prawa nieudzielone wyraźnie pozostają przy Usługodawcy. Usługa jest udostępniana, a nie sprzedawana; Klient nie otrzymuje kodu źródłowego, struktury bazy danych ani wag modeli.
Dane Klienta gromadzone są w obszarze roboczym zarządzanym przez użytkowników, którym Klient nadał uprawnienia administracyjne. Administratorzy zapraszają, zawieszają i usuwają użytkowników, nadają poziomy uprawnień, konfigurują integracje i ustalają okresy przechowywania danych. Klient odpowiada za przydział ról oraz za działania i zaniechania swoich użytkowników jak za własne.
Dane dostępowe są przypisane do konkretnej osoby i nie mogą być udostępniane. Jeżeli wynagrodzenie jest naliczane od użytkownika, licencji wymaga każda osoba korzystająca z Usługi. Licencję można przypisać innej osobie, gdy dotychczasowy użytkownik trwale przestaje pełnić swoją funkcję; nie jest dopuszczalne rotowanie jedną licencją między osobami w celu obejścia liczby stanowisk.
Klient odpowiada za zachowanie poufności danych dostępowych swoich użytkowników. Usługodawca udostępnia uwierzytelnianie wieloskładnikowe i zaleca jego wymuszenie dla wszystkich kont uprzywilejowanych. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klient zawiadamia Usługodawcę bez zbędnej zwłoki.
Użytkownikami mogą być wyłącznie osoby, które ukończyły 18 lat.
W stosunkach między stronami Klientowi przysługują wszelkie prawa do danych, treści i materiałów, które wprowadza do Usługi lub które w niej powstają, w tym do nagrań, transkryptów, notatek, rekordów CRM, dokumentów oraz wyników z nich wytworzonych („Dane Klienta").
Klient udziela Usługodawcy ograniczonej, nieodpłatnej licencji na hostowanie, przechowywanie, zwielokrotnianie, przesyłanie, wyświetlanie i przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczenia, utrzymania i wsparcia Usługi, do przeciwdziałania nadużyciom oraz do wykonania obowiązków prawnych. Licencja wygasa z chwilą usunięcia Danych Klienta albo rozwiązania umowy, z wyjątkiem kopii pozostających w kopiach zapasowych do czasu ich wygaśnięcia w zwykłym cyklu.
Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania, dostrajania ani w inny sposób ulepszania modeli sztucznej inteligencji, ani własnych, ani cudzych. Usługodawca zobowiązuje umownie swoich podprzetwarzających w zakresie sztucznej inteligencji do powstrzymania się od wykorzystywania przekazywanych im danych do celów treningowych.
Usługodawca może opracowywać informacje statystyczne i diagnostyczne o działaniu Usługi w postaci, która nie pozwala zidentyfikować Klienta, jego użytkowników ani żadnej osoby lub organizacji opisanej w Danych Klienta, i wykorzystywać je do prowadzenia i ulepszania Usługi.
Klient oświadcza, że przysługują mu wszelkie prawa i zgody niezbędne do wprowadzenia i przetwarzania Danych Klienta w Usłudze oraz że przetwarzanie to nie narusza praw osób trzecich ani wiążących Klienta przepisów lub zobowiązań umownych.
Postanowienia niniejszego paragrafu mają znaczenie podstawowe. Ich przestrzeganie przez Klienta stanowi istotny obowiązek umowny.
W zakresie nagrywania, transkrypcji i analizy spotkań Klient ustala cele i sposoby przetwarzania i występuje jako administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Usługodawca występuje jako podmiot przetwarzający, działający na udokumentowane polecenie Klienta, na zasadach Umowy powierzenia.
Klient zapewnia, że przed rozpoczęciem nagrywania lub transkrypcji wszyscy uczestnicy spotkania zostali poinformowani o nagrywaniu, o jego celu, o kategoriach odbiorców i o przysługujących im prawach, oraz że istnieje ważna podstawa prawna przetwarzania. Usługa udostępnia mechanizmy zapowiedzi obecności asystenta spotkania; skorzystanie z nich nie zwalnia Klienta z obowiązku uzyskania zgody wymaganej przepisami.
Klient przyjmuje do wiadomości, że w wielu porządkach prawnych nagranie wypowiedzi bez zgody każdego z uczestników stanowi przestępstwo, w tym na podstawie §201 niemieckiego kodeksu karnego (naruszenie poufności słowa), a przepisy o zbliżonym skutku obowiązują w Austrii, Szwajcarii, Francji i innych państwach. Klient nie korzysta z funkcji nagrywania tam, gdzie takiej zgody nie uzyskano.
Klient nie wykorzystuje Usługi do nagrywania: posiedzeń objętych tajemnicą z mocy prawa; rozmów objętych tajemnicą zawodową, w szczególności adwokacką, radcowską, lekarską lub spowiedzi; posiedzeń rady zakładowej lub organizacji związkowej; rozmów prowadzonych w ramach postępowań dyscyplinarnych lub skargowych; ani żadnej rozmowy w celu niejawnego monitorowania pracowników.
Jeżeli w spotkaniu uczestniczą osoby spoza personelu Klienta, Klient pozostaje odpowiedzialny za ich poinformowanie oraz za obsługę sprzeciwu, żądania usunięcia i innych żądań osób, których dane dotyczą. Usługodawca udziela w tym zakresie pomocy na zasadach Umowy powierzenia.
Transkrypty i nagrania są usuwane zgodnie z okresem przechowywania ustawionym przez administratora Klienta. Skrócenie tego okresu wchodzi w życie po upływie okresu uprzedzenia, aby użytkownicy zostali powiadomieni, zanim materiał źródłowy stanie się nieodwracalnie niedostępny. Przechowywanie nagrań dźwiękowych po zakończeniu analizy wymaga wyraźnego włączenia przez Klienta. Wnioski wytworzone z transkryptu mogą być przechowywane po usunięciu samego transkryptu; Klient może usunąć je w każdej chwili.
Klient zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności z tytułu naruszenia niniejszego paragrafu na zasadach §24.
Część funkcji Usługi generuje tekst i oszacowania liczbowe przy użyciu dużych modeli językowych oraz metod statystycznych. Dotyczy to w szczególności podsumowań spotkań, briefingów, proponowanych działań, projektów wiadomości i ofert, wskaźników kondycji szans sprzedaży, sygnałów ryzyka i prognoz. Treści takie są oznaczane w interfejsie jako wygenerowane.
Wyniki generowane mają charakter probabilistyczny. Mogą być niepełne, nieaktualne, wewnętrznie niespójne lub niezgodne ze stanem faktycznym, również wtedy, gdy sformułowano je w sposób stanowczy. Nie stanowią porady prawnej, podatkowej, finansowej, medycznej ani innej porady zawodowej.
Klient weryfikuje wynik przed skorzystaniem z niego, przed przekazaniem go osobie trzeciej i przed uczynieniem go podstawą jakiejkolwiek decyzji. Jeżeli Usługa może zapisać dane w systemie zewnętrznym, wysłać wiadomość lub wykonać automatyzację, Klient odpowiada za skonfigurowanie udostępnionych mechanizmów zatwierdzania oraz za następstwa ich wyłączenia.
Usługa nie służy podejmowaniu decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób fizycznych ani w podobny sposób istotnie na nie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO i nie może być do tego wykorzystywana. W szczególności nie może stanowić podstawy decyzji o zatrudnieniu, awansie, wynagrodzeniu, karze porządkowej ani rozwiązaniu stosunku pracy. Klient nie wykorzystuje wyników Usługi do tych celów.
Na potrzeby rozporządzenia (UE) 2024/1689 Usługodawca występuje jako dostawca funkcjonalności sztucznej inteligencji wbudowanej w Usługę, a Klient jako podmiot stosujący. Każda ze stron wykonuje obowiązki przypisane jej roli, w tym wynikający z art. 4 tego rozporządzenia obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie sztucznej inteligencji u personelu obsługującego Usługę. Klient nie wykorzystuje Usługi w sposób zakazany na podstawie art. 5 tego rozporządzenia, w tym do wnioskowania o emocjach w miejscu pracy.
Przed przekazaniem treści do zewnętrznego modelu językowego usuwane są z niej elementy identyfikujące, zastępowane oznaczeniami zastępczymi, które są przywracane w wyniku zwracanym Klientowi. Technika ta ogranicza, lecz nie wyklucza ryzyka przekazania informacji identyfikujących, w szczególności gdy występują one w tekście swobodnym w nietypowej postaci. Klient nie wprowadza do Usługi danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, danych kart płatniczych ani danych uwierzytelniających.
Dostęp do funkcji sztucznej inteligencji jest ograniczony przydziałem mocy przetwarzania wynikającym z planu Klienta, zgodnie z §15 ust. 6.
Funkcje analityczne Usługi raportują na poziomie lejka sprzedaży, szansy sprzedaży i zespołu. Nie udostępniają — i nie mają w zamierzeniu udostępniać — narzędzia do oceniania, rangowania ani monitorowania wyników lub zachowania poszczególnych pracowników.
Klient nie wykorzystuje Usługi ani danych z niej wyeksportowanych do indywidualnego monitorowania wydajności, nadzoru nad zachowaniem ani punktowania produktywności pracowników.
Jeżeli Klient działa w porządku prawnym, w którym wprowadzenie środków technicznych umożliwiających kontrolę zachowania lub wydajności pracowników wymaga udziału przedstawicielstwa pracowniczego — w tym na podstawie §87 ust. 1 pkt 6 niemieckiej ustawy o ustroju zakładowym oraz przepisów o zbliżonym skutku w Austrii, Holandii i Francji — przeprowadzenie tego trybu przed wdrożeniem obciąża Klienta. Usługodawca udostępnia na wniosek dokumentację niezbędną do jego przeprowadzenia.
Konektory do systemów CRM, kalendarzy, skrzynek pocztowych i komunikatorów uruchamia Klient, przy użyciu danych dostępowych lub upoważnień, które sam dostarcza. Uruchomienie konektora stanowi udokumentowane polecenie dostępu do połączonego systemu w imieniu Klienta.
System połączony przez Klienta, którym Klient już dysponuje na podstawie własnej umowy, nie jest podprzetwarzającym Usługodawcy. Dane przekazywane do takiego systemu lub z niego pobierane przekazywane są na polecenie Klienta, w ramach jego własnych ustaleń z dostawcą tego systemu i podlegają umowie Klienta z tym dostawcą.
Niektóre konektory zapisują dane w połączonym systemie. Klient odpowiada za zatwierdzone przez siebie odwzorowania pól, za nadane uprawnienia zapisu oraz za wynikającą stąd zawartość własnych systemów. Usługodawca nie odpowiada za jakość danych w systemie połączonym, wynikającą z odwzorowań, uprawnień lub automatyzacji skonfigurowanych przez Klienta.
Dostawcy zewnętrzni mogą w każdym czasie zmienić, ograniczyć, uczynić odpłatnym lub wycofać swoje interfejsy. Zmiany takie pozostają poza kontrolą Usługodawcy. Jeżeli konektor przestanie z tego powodu działać, Usługodawca zawiadomi Klienta i — o ile jest to rozsądnie możliwe — zaproponuje rozwiązanie zastępcze; nie stanowi to wady Usługi i nie uzasadnia obniżenia wynagrodzenia, chyba że dany konektor został wyraźnie zagwarantowany w podpisanym zamówieniu.
Korzystając z interfejsu programistycznego i powiadomień zwrotnych, Klient przestrzega opublikowanych limitów częstotliwości i wymogów uwierzytelniania, zabezpiecza wydane mu poświadczenia oraz nie wykorzystuje dostępu programistycznego do odtworzenia Usługi ani do masowego pobierania danych na rzecz osoby trzeciej.
Wiadomości komponowane, planowane i wysyłane w sekwencjach za pośrednictwem Usługi wychodzą od Klienta i w jego imieniu. Klient jest nadawcą w rozumieniu wszystkich przepisów i ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich treść, moment wysłania i krąg adresatów.
Klient oświadcza, że z każdym adresatem wolno mu się kontaktować, w szczególności w świetle art. 13 dyrektywy 2002/58/WE i przepisów krajowych ją wdrażających, RODO oraz przepisów o niezamówionej informacji handlowej obowiązujących w państwie adresata; w Rzeczypospolitej Polskiej dotyczy to w szczególności ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Klient realizuje sprzeciwy i żądania zaprzestania bez zbędnej zwłoki i prowadzi odpowiednie listy wykluczeń.
Klient odpowiada za konfigurację rekordów uwierzytelniających swojej domeny nadawczej. Usługa odmawia wysyłki z domeny, której uwierzytelnienia nie da się zweryfikować; odmowa taka stanowi środek ochronny, a nie wadę.
Usługodawca może wprowadzić limity wysyłki, ograniczyć jej tempo lub ją zawiesić, jeżeli jest to konieczne dla ochrony reputacji współdzielonej infrastruktury nadawczej, integralności Usługi lub interesów innych klientów. W miarę możliwości uprzedza o tym Klienta.
Klient nie wykorzystuje Usługi do wysyłania niezamówionych przesyłek masowych, do wysyłki w imieniu osoby trzeciej, do ukrywania lub podawania nieprawdziwej tożsamości nadawcy ani do rozpowszechniania treści zakazanych na podstawie §12.
Klient zobowiązuje się, że ani on, ani jego użytkownicy nie będą:
Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi w całości lub w części, jeżeli: istnieje wiarygodne zagrożenie dla bezpieczeństwa, integralności lub dostępności Usługi albo danych innego klienta; Klient istotnie narusza §7, §11 lub §12; zapłata pozostaje opóźniona o więcej niż czternaście dni mimo pisemnego wezwania; albo zawieszenie jest wymagane przepisem prawa lub wiążącym rozstrzygnięciem właściwego organu.
Zawieszenie ogranicza się zakresem i czasem do tego, co jest niezbędne w danych okolicznościach. Poza przypadkami, w których natychmiastowe działanie jest konieczne dla zapobieżenia szkodzie, Usługodawca uprzedza Klienta i wyznacza rozsądny termin do usunięcia przyczyny.
Zawieszenie nie wstrzymuje obowiązku zapłaty, chyba że nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy. Zawieszenie samo w sobie nie rozwiązuje umowy i nie powoduje usunięcia Danych Klienta.
Usługodawca dokłada handlowo uzasadnionych starań, aby miesięczna dostępność podstawowych funkcji Usługi, obejmujących uwierzytelnianie, dostęp do zgromadzonych danych i interfejs użytkownika, wynosiła 99,5% w miesiącu kalendarzowym.
Z pomiaru wyłącza się w szczególności: prace konserwacyjne zapowiedziane z wyprzedzeniem co najmniej 48 godzin; prace awaryjne niezbędne do usunięcia podatności bezpieczeństwa; niedostępność spowodowaną przez Klienta lub jego konfigurację; niedostępność systemu połączonego przez Klienta; oraz zdarzenia siły wyższej.
W razie nieosiągnięcia poziomu wskazanego w ustępie 1 Klientowi przysługuje obniżenie wynagrodzenia na zasadach określonych w Zobowiązaniu Poziomu Usług stanowiącym Załącznik nr 1, zgłoszone na piśmie w terminie 30 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy. Obniżenie stanowi wyłączne roszczenie Klienta z tego tytułu; nie ogranicza to §21 ust. 1.
Wsparcie świadczone jest w językach, kanałach i terminach reakcji określonych w Załączniku nr 1 i w opisie planu. Obejmuje działanie Usługi; nie obejmuje doradztwa, migracji danych, prac wdrożeniowych ani wsparcia dla systemów Klienta, które mogą być świadczone odpłatnie na podstawie odrębnego uzgodnienia.
Usługodawca rozwija Usługę w sposób ciągły i może dodawać, zmieniać oraz zastępować jej funkcje. Jeżeli zmiana istotnie ogranicza funkcję, na której Klient istotnie polega, Usługodawca zawiadamia o niej z wyprzedzeniem co najmniej 60 dni, a Klient może wypowiedzieć subskrypcję w dotkniętym zakresie ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, z proporcjonalnym zwrotem wynagrodzenia zapłaconego z góry za okres po tym dniu.
Wysokość wynagrodzenia, waluty, okres rozliczeniowy, liczba stanowisk i zawarte przydziały określa plan lub zamówienie Klienta obowiązujące w chwili zawarcia umowy. O ile nie uzgodniono inaczej, wynagrodzenie jest płatne z góry.
Dodanie stanowiska w trakcie okresu rozliczeniowego jest rozliczane proporcjonalnie od dnia dodania. Usunięcie stanowiska odnosi skutek od początku kolejnego okresu rozliczeniowego; wynagrodzenie zapłacone za okres bieżący nie podlega zwrotowi.
Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Limited z siedzibą w Dublinie (Irlandia), działający jako dostawca usług płatniczych Usługodawcy. Usługodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej. Zakres danych przekazywanych do Stripe ogranicza się do danych rozliczeniowych Klienta; nie są do niego przekazywane transkrypty spotkań, rekordy CRM ani treść korespondencji Klienta.
Wynagrodzenie nie obejmuje podatku od towarów i usług ani innych należności publicznoprawnych, które dolicza się według obowiązujących stawek. Przy zastosowaniu mechanizmu odwrotnego obciążenia Klient podaje ważny numer identyfikacyjny dla celów podatku od wartości dodanej.
Od kwot niezapłaconych w terminie przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności na zasadach ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wdrażającej dyrektywę 2011/7/UE. Nie uchybia to uprawnieniu z §13 ust. 1.
Każdy plan obejmuje miesięczny przydział mocy przetwarzania sztucznej inteligencji, wyrażony w minutach analizowanej rozmowy. Niewykorzystany przydział nie przechodzi na kolejny okres. Po jego wyczerpaniu funkcje sztucznej inteligencji zostają wstrzymane do początku kolejnego okresu rozliczeniowego albo do zakupu dodatkowego przydziału; pozostała część Usługi działa bez zmian. Usługodawca może stosować rozsądne środki techniczne wobec korzystania, które rozmiarem lub charakterem istotnie wykracza poza zwykłe użycie gospodarcze i pogarsza działanie Usługi dla innych klientów.
Usługodawca może zmienić ceny z zachowaniem co najmniej 30-dniowego uprzedzenia na piśmie, ze skutkiem od kolejnego okresu rozliczeniowego Klienta. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć subskrypcję ze skutkiem na dzień, w którym nowe ceny miałyby wejść w życie, składając oświadczenie przed tym dniem.
Poza przypadkami wskazanymi w umowie i wynikającymi z bezwzględnie obowiązujących przepisów wynagrodzenie zapłacone nie podlega zwrotowi; nie przysługuje zwrot za niepełne okresy rozliczeniowe, niewykorzystany przydział ani nieużywane stanowiska.
Bezpłatny test, o ile jest oferowany, trwa przez okres i obejmuje funkcje oraz przydział wskazane przy rejestracji. Usługodawca może w każdym czasie zmienić lub zaprzestać oferowania testów w odniesieniu do przyszłych rejestracji.
Po zakończeniu testu dostęp do funkcji odpłatnych ustaje, o ile Klient nie wykupi planu. Usługodawca nie przekształca testu w subskrypcję odpłatną automatycznie bez wyraźnego uprzedniego upoważnienia Klienta.
Dane Klienta utworzone w czasie testu pozostają dostępne przez 30 dni od jego zakończenia; w tym czasie Klient może je wyeksportować lub wykupić plan. Po upływie tego terminu mogą zostać usunięte.
Testy i plany bezpłatne udostępniane są w stanie, w jakim się znajdują, bez zobowiązania dostępności, bez zobowiązania wsparcia i bez gwarancji, a odpowiedzialność Usługodawcy ogranicza się do szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa.
Funkcje oznaczone jako beta, wersja zapoznawcza lub wczesny dostęp udostępniane są do oceny. Mogą być niekompletne, mogą się zmieniać bez uprzedzenia, mogą zostać wycofane i są wyłączone spod §14 ust. 1 oraz §20. Klient nie powinien opierać na nich procesów, od których zależy jego działalność. Odpowiedzialność Usługodawcy z ich tytułu ogranicza się jak w §16 ust. 4.
Umowa obowiązuje przez okres subskrypcji wybrany przez Klienta i odnawia się na kolejne okresy tej samej długości, jeżeli nie zostanie wypowiedziana.
Każda ze stron może wypowiedzieć subskrypcję ze skutkiem na koniec bieżącego okresu subskrypcji, składając oświadczenie nie później niż 30 dni przed jego upływem. Subskrypcje miesięczne mogą zostać wypowiedziane ze skutkiem na koniec bieżącego miesiąca.
Każda ze stron może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga strona dopuszcza się istotnego naruszenia i mimo pisemnego wezwania wskazującego naruszenie nie usunie go w terminie czternastu dni albo gdy naruszenie jest nieusuwalne. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie naruszenia §7 ust. 4, §7 ust. 5 lub §12 lit. a).
Każda ze stron może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli wobec drugiej strony ogłoszono upadłość, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo została ona postawiona w stan likwidacji — w zakresie dopuszczalnym przez właściwe przepisy prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego.
Z chwilą rozwiązania umowy ustaje prawo Klienta do korzystania z Usługi. Wynagrodzenie należne do dnia rozwiązania pozostaje wymagalne. Postanowienia §6 ust. 1, §19, §20, §21, §22, §23, §24, §27 i §28 pozostają w mocy.
Przez 30 dni od dnia rozwiązania umowy Klient może wyeksportować Dane Klienta w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, przy użyciu funkcji eksportu Usługi. Zgodnie z rozdziałem VI rozporządzenia (UE) 2023/2854 Usługodawca nie pobiera opłat za taki eksport, udziela rozsądnej pomocy umożliwiającej Klientowi przeniesienie się do innego dostawcy lub do własnej infrastruktury i nie stosuje przeszkód technicznych ani umownych nadmiernie utrudniających zmianę dostawcy. Jeżeli Klient potrzebuje dłuższego okresu przejściowego, strony uzgodnią jego przedłużenie na rozsądnych warunkach.
Po zamknięciu okna eksportu Usługodawca usuwa Dane Klienta w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie nakazuje prawo, oraz wygaśnięcia kopii zapasowych w zwykłym cyklu. Usunięcie potwierdzane jest na piśmie na wniosek.
W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Danych Klienta Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. W odniesieniu do danych przetwarzanych w celu obsługi stosunku umownego, zabezpieczenia Usługi i wykonania własnych obowiązków prawnych Usługodawca jest administratorem.
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, włączona do umowy przez odesłanie, określa przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, kategorie danych i osób, których dane dotyczą, obowiązki Usługodawcy wynikające z art. 28 RODO, tryb wsparcia Klienta przy realizacji żądań osób, których dane dotyczą, i przy ocenach skutków, a także zasady angażowania podprzetwarzających. Akceptując Regulamin, Klient zawiera Umowę powierzenia.
Usługa działa na infrastrukturze zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej. Zasadą Usługodawcy jest angażowanie jako podprzetwarzających wyłącznie podmiotów mających siedzibę i podlegających jurysdykcji w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli odstępstwo od tej zasady jest nieuniknione, zostaje odnotowane w wykazie podprzetwarzających wraz z zastosowanymi zabezpieczeniami. Funkcje, które z natury przekazują dane poza Unię — w szczególności integracje kalendarza i tożsamości wybierane przez poszczególnych użytkowników — uruchamiane są wyłącznie własnym działaniem takiego użytkownika.
Aktualny wykaz podprzetwarzających publikowany jest pod adresem luminote.io/legal. Usługodawca zawiadamia o zamiarze dodania lub zmiany podprzetwarzającego z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Klient może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw oparty na przesłankach ochrony danych osobowych; w razie nieosiągnięcia porozumienia Klient może wypowiedzieć umowę w zakresie dotkniętej części Usługi bez ponoszenia z tego tytułu negatywnych następstw.
Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w tym logiczne oddzielenie obszarów roboczych poszczególnych organizacji, szyfrowanie danych w przesyle i poświadczeń w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na rolach, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępu uprzywilejowanego, rejestrowanie zdarzeń bez treści użytkownika oraz regularne kopie zapasowe. Środki te opisuje Umowa powierzenia.
O naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Danych Klienta Usługodawca zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu i przekazuje informacje niezbędne Klientowi do wykonania własnych obowiązków zgłoszeniowych.
Każda ze stron zachowuje w poufności wszelkie niepubliczne informacje drugiej strony ujawnione w związku z umową, w tym Dane Klienta, warunki cenowe, dokumentację techniczną i plany rozwoju, i wykorzystuje je wyłącznie w celach umowy.
Obowiązek nie dotyczy informacji, które są lub stały się publicznie dostępne bez naruszenia, były znane stronie otrzymującej zgodnie z prawem i bez obowiązku poufności albo zostały opracowane samodzielnie. Ujawnienie wymagane przepisem prawa lub żądaniem właściwego organu jest dopuszczalne, przy czym — o ile prawo na to zezwala — strona ujawniająca uprzedza o tym drugą stronę.
Obowiązek trwa przez trzy lata po rozwiązaniu umowy, a w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych — bezterminowo.
Usługa, w tym oprogramowanie, interfejsy, dokumentacja, projekt graficzny i znaki towarowe, oraz wszelkie prawa własności intelektualnej do nich, przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
W stosunkach między stronami wyniki wygenerowane dla Klienta w Usłudze przysługują Klientowi, z zastrzeżeniem §6 ust. 5 oraz praw osób trzecich do materiałów wprowadzonych przez Klienta. Usługodawca nie rości sobie praw do wyników wygenerowanych. Klient przyjmuje do wiadomości, że wyniki generowane nie muszą być niepowtarzalne i że porównywalne wyniki mogą powstać u innych klientów.
Jeżeli Klient przekazuje propozycje lub uwagi dotyczące Usługi, Usługodawca może z nich korzystać bez ograniczeń i bez zobowiązań, pod warunkiem że nie ujawni przy tym Danych Klienta ani informacji poufnych Klienta.
Usługodawca może wskazywać firmę Klienta i posługiwać się jego znakiem graficznym na liście klientów, chyba że Klient wniesie pisemny sprzeciw. Dalsze wykorzystanie referencyjne, w tym studia przypadku i wypowiedzi, wymaga uprzedniej zgody Klienta.
Usługodawca zapewnia, że Usługa będzie działać w sposób istotnie zgodny z dokumentacją oraz że będzie świadczona z zachowaniem staranności właściwej dla profesjonalnego dostawcy.
Poza zapewnieniami wyraźnie wskazanymi w umowie i w zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca wyłącza wszelkie inne zapewnienia, wyraźne i dorozumiane, w tym co do przydatności do określonego celu, nieprzerwanego lub wolnego od błędów działania oraz prawidłowości, kompletności i przydatności jakiegokolwiek wyniku wygenerowanego.
Usługodawca nie zapewnia zgodności Usługi z jakimkolwiek konkretnym systemem zewnętrznym ani utrzymania wsparcia dla konektora przez jego dostawcę.
Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi zostaje wyłączona na podstawie art. 558 §1 Kodeksu cywilnego. Nie uchybia to ustępowi 1 niniejszego paragrafu ani §23 ust. 1.
Żadna ze stron nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, za szkodę na osobie, za podstęp ani za odpowiedzialność, której ograniczyć nie wolno.
Z zastrzeżeniem ustępu 1 całkowita odpowiedzialność każdej ze stron wynikająca z umowy lub z nią związana, w każdym okresie dwunastu następujących po sobie miesięcy, ogranicza się do łącznego wynagrodzenia zapłaconego lub należnego przez Klienta na podstawie umowy w okresie dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące odpowiedzialność. Jeżeli umowa obowiązuje krócej niż dwanaście miesięcy, limit oblicza się w ujęciu rocznym.
Z zastrzeżeniem ustępu 1 żadna ze stron nie odpowiada za utracone korzyści, utracone przychody, nieosiągnięte oszczędności, utracone możliwości gospodarcze, utratę renomy ani za szkody pośrednie i następcze, niezależnie od podstawy.
Z zastrzeżeniem ustępu 1 odpowiedzialność Usługodawcy za utratę lub uszkodzenie Danych Klienta ogranicza się do kosztu ich odtworzenia z najnowszej kopii zapasowej utrzymywanej zgodnie z zastosowanymi środkami bezpieczeństwa. Klient odpowiada za utrzymywanie własnych kopii danych o krytycznym znaczeniu dla jego działalności.
Z zastrzeżeniem ustępu 1 Usługodawca nie odpowiada za szkodę wynikającą z oparcia się na wyniku wygenerowanym, którego Klient nie zweryfikował zgodnie z §8 ust. 3, ani z działań wykonanych w systemie połączonym, jeżeli Klient wyłączył udostępnione mechanizmy zatwierdzania.
Strony zgodnie oświadczają, że ograniczenia określone w niniejszym paragrafie odzwierciedlają rozkład ryzyka, na którym oparto wysokość wynagrodzenia.
Usługodawca podejmie obronę Klienta przed roszczeniem, zgodnie z którym Usługa używana zgodnie z umową narusza prawa własności intelektualnej osoby trzeciej na terytorium Unii Europejskiej, i poniesie zasądzone lub uzgodnione w ugodzie odszkodowanie, pod warunkiem że Klient niezwłocznie zawiadomi Usługodawcę, powierzy mu prowadzenie obrony i udzieli rozsądnej pomocy. W razie takiego roszczenia Usługodawca może według swojego wyboru uzyskać prawo do dalszego korzystania, zmienić Usługę tak, aby ustało naruszenie, albo rozwiązać dotkniętą subskrypcję za proporcjonalnym zwrotem wynagrodzenia. Zwolnienie nie obejmuje roszczeń wynikających z Danych Klienta, ze zmian dokonanych przez Klienta ani z użycia w połączeniu z systemami niedostarczonymi przez Usługodawcę.
Klient zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich, postępowań, administracyjnych kar pieniężnych i uzasadnionych kosztów wynikających z: naruszenia §7 (nagrywanie), §11 (poczta wychodząca) lub §12 (zasady dopuszczalnego korzystania); treści Danych Klienta; albo wykorzystania przez Klienta wyników wygenerowanych z naruszeniem §8.
Usługodawca może zmienić Regulamin, jeżeli jest to niezbędne ze względu na zmianę Usługi, zmianę przepisów prawa albo zmianę stosowanych zabezpieczeń lub podprzetwarzających. O zmianie istotnej Usługodawca zawiadamia Klienta co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, wiadomością na adres kontaktu administracyjnego oraz komunikatem w Usłudze.
Jeżeli Klient wniesie pisemny sprzeciw przed wejściem zmiany w życie, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na ten dzień, z proporcjonalnym zwrotem wynagrodzenia zapłaconego z góry za okres po rozwiązaniu. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmiany w życie, bez wniesienia sprzeciwu, oznacza jej przyjęcie.
Zmiany wymagane bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa albo niezbędne do usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa mogą wejść w życie bez zachowania okresu uprzedzenia; w takim wypadku Usługodawca zawiadamia Klienta niezwłocznie, gdy tylko jest to rozsądnie możliwe.
Wersja 4.0 Regulaminu wchodzi w życie z dniem wskazanym na jego początku i od tego dnia wiąże Klientów zawierających umowę. Wobec Klienta, który zawarł umowę przed dniem publikacji tej wersji, jej postanowienia wywołują skutek dopiero po upływie 30 dni od zawiadomienia go o zmianie; do upływu tego terminu wiąże go wersja dotychczasowa. Postanowienie to zapewnia zachowanie terminu z ustępu 1 również wtedy, gdy nowa wersja zostaje opublikowana wcześniej.
Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania spowodowane zdarzeniem pozostającym poza jej rozsądną kontrolą, w tym klęską żywiołową, wojną, aktem terroru, zamieszkami, epidemią, akcją protestacyjną niedotyczącą wyłącznie jej własnego personelu, awarią publicznych sieci telekomunikacyjnych lub energetycznych oraz aktami władzy publicznej. Strona dotknięta zawiadamia drugą bez zbędnej zwłoki i dokłada rozsądnych starań w celu ograniczenia skutków. Jeżeli zdarzenie trwa dłużej niż 30 dni, każda ze stron może rozwiązać dotkniętą część umowy bez odpowiedzialności. Postanowienie to nie zwalnia z obowiązku zapłaty kwot już wymagalnych.
Klient nie może przenieść praw i obowiązków z umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy, której nie odmawia się bez uzasadnionej przyczyny; zgoda nie jest wymagana przy przeniesieniu na podmiot powiązany ani w związku z połączeniem lub zbyciem zorganizowanej części przedsiębiorstwa Klienta, o ile nabywca nie jest konkurentem Usługodawcy.
Usługodawca może przenieść umowę w związku z połączeniem lub zbyciem swojego przedsiębiorstwa oraz może korzystać z podwykonawców, pozostając odpowiedzialnym za ich działania, a w zakresie przetwarzania danych osobowych — z zachowaniem §19 ust. 4.
Zawiadomienia kierowane do Usługodawcy składa się na adres legal@luminote.io, a w przypadku oświadczeń o wypowiedzeniu lub o naruszeniu — dodatkowo na piśmie na adres siedziby.
Zawiadomienia kierowane do Klienta składa się na adres poczty elektronicznej jego kontaktu administracyjnego wskazanego w Usłudze i uważa się za doręczone z upływem następnego dnia roboczego. Klient odpowiada za aktualność tego adresu.
Umowa podlega prawu polskiemu, z wyłączeniem norm kolizyjnych oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Nie uchybia to bezwzględnie obowiązującym przepisom prawa państwa siedziby Klienta, których nie można wyłączyć w drodze umowy.
Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy w Krakowie. Nie wyłącza to prawa każdej ze stron do wystąpienia o zabezpieczenie do sądu właściwego według przepisów ogólnych.
Wersja polska Regulaminu jest wersją rozstrzygającą. Tłumaczenia na inne języki udostępniane są dla wygody Klienta; w razie rozbieżności między wersją polską a tłumaczeniem rozstrzyga wersja polska. Korespondencja w sprawach umowy może być prowadzona w języku polskim lub angielskim.
Umowa stanowi całość uzgodnień stron w jej przedmiocie i zastępuje wcześniejsze oświadczenia, z wyjątkiem odpowiedzialności za podstępne wprowadzenie w błąd.
Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe pozostają w mocy, a postanowienie nieważne zastępuje się postanowieniem ważnym, najbliższym gospodarczemu zamiarowi stron.
Niewykonanie uprawnienia nie oznacza zrzeczenia się go.
Zmiany umowy wymagają formy dokumentowej, w tym niniejsze zastrzeżenie. Akceptacja dokonana w Usłudze spełnia wymóg formy dokumentowej.
Strony pozostają niezależnymi przedsiębiorcami; umowa nie tworzy spółki, wspólnego przedsięwzięcia, przedstawicielstwa ani stosunku pracy.
Usługodawca udostępnia Regulamin przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie w zwykłym toku czynności, zgodnie z art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin wraz z załącznikami dostępny jest pod adresem luminote.io/legal.
LUMINOTE PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Olszańska 7, 31-513 Kraków, Polska.
KRS 0001223956, NIP 6751824986. Rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzony przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy.
Sprawy umowne i prawne: legal@luminote.io. Ochrona danych osobowych: privacy@luminote.io. Zgłoszenia bezpieczeństwa: security@luminote.io. Wsparcie: support@luminote.io.
Ten dokument publikujemy z jednego źródła wraz z aplikacją. Wersją rozstrzygającą jest polska.