Zanim dołożysz zespołowi celów albo etatów, warto sprawdzić, ile pojemności już macie — tylko wykorzystanej na coś innego niż sprzedaż. Zwykle jest jej więcej, niż ktokolwiek zakłada.
Czterdzieści godzin, z czego połowa
Handlowiec pracuje czterdzieści godzin tygodniowo. Rozmawia z klientami mniej więcej przez połowę tego czasu. Pozostała część rozkłada się na pięć czynności, których nie ma w opisie stanowiska:
- Uzupełnianie CRM-a. Notatki, etapy, kontakty, zadania. Zwykle wieczorem albo w piątek hurtem.
- Odtwarzanie ustaleń. Szukanie w mailach i notatnikach, co dokładnie obiecano i komu.
- Raportowanie. Przygotowanie się do odprawy i tłumaczenie, na czym stoją deale.
- Pisanie follow-upów. Streszczenie rozmowy i ustaleń — zwykle z opóźnieniem.
Razem wychodzi około ośmiu godzin tygodniowo. Dwa dni pracy, w których nikt nie rozmawia z klientem.
To nie jest kwestia dyscypliny. Każdy zespół próbował już przypominania, szkolenia i upraszczania formularzy. Efekt utrzymuje się kilka tygodni, bo problemem nie jest chęć, tylko to, że robotę wykonuje człowiek po ośmiu godzinach rozmów.
Rachunek za jedną rozmowę
Osiem godzin to koszt widoczny. Drugi, wyższy, bierze się stąd, że ta praca jest posiekana na kawałki i wciska się między spotkania. Tak wygląda jedna rozmowa rozliczona co do minuty:
| Czynność | Czas |
|---|---|
| Rozmowa z klientem | 45 min |
| Notatka „na szybko” w notatniku | 4 min |
| Powrót do CRM-a wieczorem | 11 min — bo trzeba sobie przypomnieć |
| Szukanie, co obiecano w marcu | 9 min |
| Follow-up napisany od zera | 14 min |
Trzydzieści osiem minut administracji na czterdzieści pięć minut sprzedaży. I to przy założeniu, że nic się nie zgubiło — a zwykle się gubi. Zapisuje się wniosek zamiast faktu: „klient zainteresowany” zamiast „budżet zatwierdzony na Q3, decyduje dyrektor operacyjny, konkurencja odpadła na integracji”.
Pięciu handlowców to jeden etat
Osiem godzin razy pięć osób to czterdzieści godzin tygodniowo. Pełny etat sprzedażowy, którego nie trzeba rekrutować, wdrażać ani przekonywać, żeby uzupełniał CRM-a. Już go zatrudniliście — tylko obecnie zajmuje się przepisywaniem ustaleń.
Policzenie tego u siebie zajmuje kwadrans i wymaga czterech liczb: ilu macie handlowców, ile godzin tygodniowo idzie u nich na administrację, ile kosztuje godzina ich pracy i ile wart jest średni deal. Wynik warto mieć przy sobie na następnej rozmowie o rekrutacji.
Jeśli chcesz zobaczyć ten rachunek rozpisany w złotówkach, razem z kosztami, których nie widać w arkuszu — zapomnianymi follow-upami, dealami stojącymi na martwym etapie i wiedzą, która odchodzi razem z człowiekiem — mamy o tym osobny, dłuższy tekst: ile naprawdę kosztuje ręczne uzupełnianie CRM-a.
Co da się zrobić w tym tygodniu
Bez transformacji i bez komitetu sterującego. Trzy rzeczy, z których każda mieści się w jednym popołudniu:
- Zmierz jedną metrykę. Średni czas od zakończenia spotkania do wysłania podsumowania. Jest łatwo dostępny, nikt go nie raportuje i bardzo dobrze pokazuje, ile pojemności zjada administracja.
- Zrób test na odprawie. Weź trzy największe deale i przy każdym zapytaj o jedno: kiedy ostatnio rozmawialiśmy z osobą, która podpisuje. Nie o prognozę — o datę i nazwisko.
- Ustal, co zapisujecie. Sześć pól przy każdym dealu: budżet, decydent, problem, obiekcje, termin, ustalenia. Wypełnione cytatem albo datą, nie oceną. Puste pole to też informacja.
Całość w dwudziestu stronach
Powyższe to pierwszy rozdział. Reszta — dlaczego pipeline kłamie, jak używać MEDDIC bez formularzy, gdzie inwestować odzyskane godziny i ile naprawdę kosztuje zbudowanie własnego agenta AI zamiast kupienia gotowego — jest w ebooku. Z arkuszem do policzenia własnych liczb i planem wdrożenia na 30 dni.
Do zapamiętania
Zanim policzysz, ilu handlowców Ci brakuje, policz, ilu już masz — i ile z ich czasu idzie na przepisywanie tego, co już raz powiedzieli. Pięć osób po osiem godzin tygodniowo to pełny etat, którego nie trzeba rekrutować.